Neste mobilitetsbølge er over oss

Neste mobilitetsbølge, samordnet kommunikasjon, ruller nå over landet. Det viser en undersøkelse Norstat har gjennomført for Nordialog og Telehuset.
De landsdekkende kjedene har for andre år på rad kartlagt næringslivets utnyttelse av mobile jobbløsninger. 450 IT-ansvarlige i bedrifter med over 25 ansatte har talt: Tilgang til e-post og redigering av jobbdokumenter nærmer seg allemannseie, og nye løsninger kommer for fullt.

Utbredelsen av samordnet kommunikasjon øker nå kraftig. Mer enn seks av ti bedrifter, og 66 prosent flere enn på samme tid i fjor, bruker nå verktøy som viser den ansattes statusinformasjon, som eksempelvis viser om kolleger er tilgjengelige, i møte eller opptatt i en samtale for å få bedre flyt i hverdagen. Andelen ansatte som har mulighet for å delta i videokonferanser fra mobile enheter har vokst nesten like mye, til 43 prosent.

– Undersøkelsen viser at lett tilgjengelige løsninger innen samordnet kommunikasjon er på kraftig fremmarsj og blir en viktig del av arbeidsdagen for stadig flere. Løsningene gjør det enda enklere å jobbe stedsuavhengig og sømløst, reduserer behovet for reiser og forenkler samarbeidet med kunder og kollegaer. Det sier Anwar Farrag, leder for bedriftsmarkedet i Kjedehuset, som er driftsselskapet for Nordialog og Telehuset.

Sterk tro på videre mobilisering

Forklaringene på den videre fremveksten av mobile jobbløsninger er mange. Bedriftene viser en gjennomgående sterk tro på verdien av å tilrettelegge for flere jobboppgaver på smarttelefoner og nettbrett. Åtte av ti mener det kan forbedre bedriftens kundeservice og produktivitet, og de ansattes trivsel og fleksibilitet. Halvparten tror dessuten det kan forbedre bedriftens miljøprofil. 

Alle har mobil e-post, men det slurves fortsatt med sikkerheten

Ser du en forlatt mobiltelefon på et cafe-bord kan du nærmest være sikker på at den gir tilgang til eierens jobb-e-post og -dokumenter. Sjansen er også stor for at dette ligger helt ubeskyttet. Til tross for at ni av ti bedrifter nå gir ansatte tilgang til jobb-e-post på mobilen eller nettbrettet, slurves det fortsatt med sikkerheten.

Over halvparten av de IT-ansvarlige sier bedriften mangler, eller at de ikke vet om de har, en løsning for fjernsletting av innhold hvis ansattes enheter kommer på avveie. Nær 25 prosent mangler antivirus eller pålegg om bruk av passordbeskyttelse. E-post og dokumenter inneholder ofte mye sensitiv informasjon som i verste fall kan føre til identitetstyveri, industrispionasje og svindel.

– Alle bedrifter som gir ansatte tilgang til e-post og dokumenter på mobile enheter bør ha grunnleggende sikkerhet på plass. Tallene gir derfor grunn til bekymring, og det verste er at syv av ti uten slik sikring heller ikke vurderer å gjøre noe med det, sier Farrag.

Farrag tror bevisstheten om sikkerhetsrisikoen er blitt større, men at mange tror tiltakene er dyrere og mer kompliserte enn de er. – Samtidig lener nok altfor mange seg til forestillingen om at «dette skjer ikke oss». Mange ansatte presser på for å få mobile løsninger. Ansvaret for mobil sikkerhet kan ikke legges på den enkelte ansatte. Å sikre og å innføre gode rutiner og retningslinjer er helt klart arbeidsgivers ansvar. Dagens løsninger sikrer at også private enheter, såkalt bring your own device, kan implementeres i bedritens sikkerhetsløsninger, sier han.

Mer innhold – og mer administrasjon

Stadig flere løsninger på enhetene gir mange fordeler, men også økt ressursbruk knyttet til drift og support av de ansattes enheter. Eksempler er konfigurering av e-post, kontakter og kalender, i tillegg oppsett av applikasjoner og oppdateringer. Kun en av fire av de som tilrettelegger for jobboppgaver kan fjernadministrere enhetene, som innebærer at oppdateringer og utrulling av applikasjoner kan gjøres på alle enheter samtidig.

– Mobilitetsløsninger gir fornøyde ansatte og konkurransefordeler, men det kan også kvele IT-avdelingen hvis man ikke samtidig utnytter mulighetene for effektiv sentral styring og administrasjon, avslutter Anwar Farrag.

Kort om samordnet kommunikasjon

Ny generasjons kommunikasjonsløsninger som samler all bedriftskommunikasjon i én plattform og i ett brukergrensesnitt: Chat/messaging, tilstedeværelse, telefon, videokonferanse, e-post, sms, talebeskjeder, fildeling osv. Resultatet er enklere og bedre samhandling for bedriftene.

Slik tilrettelegger bedriftene for mobilitet

72 % tilrettelegger for hjemmekontor
91 % utstyrer de ansatte med mobile enheter
62 % gir alle ansatte tilgang til verktøy/systemer uavhengig av tid og sted

Slik vurderer bedriftene fordelene med flere jobboppgaver på mobile enheter

79 % svarer det kan forbedre kommunikasjonen med kolleger, kunder og leverandører

78 % mener det kan gi bedre produktivitet og fleksibilitet

77 % tror det kan gi bedre kundeservice
72 % tror trivselen blant ansatte øker

86 % mener det vil gi økt fleksibilitet for de ansatte
50 % tror det kan redusere reisetiden for de ansatte
46 % tror det kan forbedre bedriftens miljøprofil

Slik utnytter bedriftene mobile enheter

90 % gir tilgang tilbedriftens e-post

72 % legger til rette for lesing eller redigering av dokumenter (f. eks Word- og Exel-filer)

56 % gir tilgang til kontorstøtte (f. eks. registrering av timer, oppdrag, leveranser eller kjøring)

63 % tilrettelegger for statusinformasjon (f. eks at mobilen viser om kollegaer er tilgjengelig eller opptatt)

43 % gir ansatte mulighet til å delta i videokonferanser

50 % tilrettelegger for sentralbordtjenester

Slik sikrer bedriftene de mobile enhetene (de som tilrettelegger for mobile enheter)

23 % har ikke pålagt bruk av passordbeskyttelse

24 % har ikke antivirusløsning

48 % kan ikke kryptere innhold
41 % har ikke mulighet til å fjernlåse og – slette innhold dersom enhetene blir miste eller stjålet

Om undersøkelsen

Den landsdekkende undersøkelsen ble gjennomført av Norstat i mars, via telefonintervjuer med IT-ansvarlige i 450 bedrifter med 25-100+ ansatte i privat sektor