Nominert til Konsulentprisen:

 Sopra Steria har bistått Aker BP med en vellykket innføring av nytt og mer brukervennlig styringssystem. Styringssystemer er krevende å innføre, ettersom de treffer samtlige medarbeidere, samtidig som det kan være krevende å få nødvendig engasjement for styring og styringssystem. Gjennom et godt tverrfaglig prosjektarbeid og sterk involvering av hele organisasjonen, har Aker BP likevel fått til en god implementering med dokumentert økt fokus og bruk av deres BMS (Business Management System) på tvers av hele organisasjonen på land og offshore.

 

Operatørselskaper på norsk sokkel er forpliktet til å ha et styringssystem som setter rammer for aktiviteten i selskapet. Formålet med gode styringssystemer handler i stor grad om risikoreduksjon, kontroll med kompleksitet og effektivisering. For å kunne ta ut disse effektene er man avhengig av at styringssystemet er kjent og blir brukt, noe som ofte kan være krevende å lykkes med.

 

Aker BP ønsket seg et mer brukervennlig styringssystem og en mer desentralisert forvaltning av styringen (innholdet i systemet). Selskapet etablerte derfor høsten 2020 et prosjekt med tre formål:

• Anskaffe og innføre en ny og mer brukervennlig systemplattform
• Restrukturere og presentere styringsinformasjon på en tydeligere måte
• Tydeligere roller og ansvar for prosessforvaltningen inkl. flytting av ansvar for oppdatering av innholdet fra sentral kvalitetsavdeling til de enkelte prosesseiere i forretningen

 

Det ble i første kvartal i 2021 etablert et prosjektteam bestående av personell fra Aker BP og Sopra Steria, og etter hvert også systemleverandør, Arribatec. Sopra Steria hadde et særlig ansvar for definering av modelleringsstandard, roller og ansvar for prosessarbeid i hele selskapet, planlegging av migrering fra gammelt til nytt system, implementering, kommunikasjon og interessenthåndtering. Sopra Steria stilte med et team som både hadde planlagt og utført disse oppgavene tidligere i store, komplekse virksomheter.

 

Basert på tidligere gode erfaringer i Aker BP, etablerte prosjektet formelle referansegrupper med representanter fra alle forretningsenheter og offshoreinstallasjoner. På denne måten fikk prosjektet formelle kontaktpunkter i hele organisasjon, noe som gjorde hørings- og tilbakemeldingsprosesser effektive. Referansegruppene tok også del i kommunikasjonsarbeidet, og på den måten fordelte prosjektet belastningen med å kommunisere ut til Aker BPs rundt 2500 medarbeidere og konsulenter.

 

For å sikre at alle nivåer av organisasjonen var godt forberedt på endringsprosessen, utformet prosjektet også et omfattende opplæringsopplegg som rettet seg både mot holdninger til bruk og etterlevelse av styringssystemet og spesifikke ferdigheter for bruk av systemet. I nært samarbeid med softwareleverandøren gjennomførte prosjektet migreringen av innhold fra gammel til ny løsning.

 

Prosjektet har også vært opptatt av at alle medarbeiderne skal få nødvendig støtte i etterkant av lansering. Det ble derfor gjennomført hyppige Q&A-møter etter lansering, brukerstøtte fikk opplæring før go-live og prosjektet har aktivt søkt tilbakemelding om sluttbrukernes opplevelse.

Aker BP var særlig opptatt av å styre endringsprosessen knyttet til det nye styringssystemet. Prosjektet har hatt en tilnærming som i stor grad er basert på Kotters 8 stegs modell for endringsledelse med en tydelig endringscase, bruk av referansegruppene for å engasjere organisasjonen og vedvarende fokus på forbedring også etter at nytt system ble lansert. I tillegg til ledelse av endringsprosessen har prosjektet brukt Aker BPs prosess og IT-verktøy for styring av risiko ved endring (Management of Change).

 

Prosjektet avsluttes sommeren 2022 etter at nytt styringssystem har vært på lufta i ¾ år. Aker BP har gjennomført en survey våren 2022 der styringssystemet scorer bra på brukervennlighet og standardisering av arbeidsprosesser. Antall daglige brukere av det nye styringssystemet er doblet sammenlignet med tidligere løsning. Generelt har man i Aker BP oppnådd en økt bevissthet rundt etterlevelse av krav og prosesser, i tillegg til at nytt system bidrar til økt forståelse for selskapets verdikjede.

 

I tilbakemeldingene til prosjektet, er det spesielt dette med involvering av organisasjonen som går igjen. Både strukturen med de formelle referansegruppene, kommunikasjonen som alltid hadde tydelige målgrupper og måten hele organisasjonen ble involvert i utviklingen av innhold og system, er læring som både Aker BP og Sopra Steria tar med seg videre. Aker BPs prosjekteier Fredrik Grimsby uttaler «Prosjektet for etablering og implementering av nytt BMS har vært en suksess og skapt stor verdi for Aker BP. Prosjektet har fra start til slutt fokusert på tett integrering og ansvarliggjøring av representanter fra alle deler av organisasjonen som aktive bidragsytere i alle faser fra kravspesifikasjon til implementering. Dette har også inkludert representanter fra offshoremiljøet og har vært en kritisk suksessfaktor. Verdiene som er skapt inkluderer blant annet økt forståelse for verdikjeden i selskapet, dokumentert økt antall unike daglige brukere, samt muliggjort at prosesseiere selv kan utføre kontinuerlig forbedring av egne prosesser direkte i systemet uten behov for assistanse fra støttefunksjoner».